Verdien av indikatorer

Wikipedia skriver at en “indikator er statistikk (eller data) som brukes for å få forståelse av tilstand eller utvikling på et bestemt område.” Det høres kanskje kjedelig ut, men god bruk av indikatorer er kjempespennende! Hvilke data skal du bruke for å vite om prosjektet ditt oppnår de mål og gevinster du ønsker?

Data krever kartlegging!

Jeg anbefaler sterkt at dere bruker tid på å kartlegge behov og problemstillinger før dere beslutter dere for hvilke indikatorer dere ønsker å bruke. Et eksempel: Jeg hjalp en kommune med et prosjekt knyttet til bærekraftig bemanning innen helsetjenestene. Prosjektet skulle vurdere en rekke ulike tiltak for å redusere vikarbruk og få mer stabil bemanning - en problemstilling de aller fleste norske kommuner kan kjenne igjen! Da måtte vi til bunns i hvordan de løste vikarbehov i dag og det viste seg at pensjonert helsepersonell var kanskje den viktigste ressursen for å løse et vikarbehov. Antallet helsepersonell som var villig til å ta vakter ble derfor en helt sentral indikator å følge i prosjektet.

Data må være tilgjengelige!

Data som er vanskelig og tidkrevende å finne er sjeldent gode indikatorer. Min test er om prosjektgruppen kan finne kilder til data når jeg spør! De trenger ikke finne presise data, men de må vite hvor de skal lete. I eksempelet over visste hver enkelt avdeling/sektor nøyaktig hvor mange pensjonister de kunne ringe. I et annet prosjekt kunne vi enkelt, via legevaktens journalsystem, finne hvor mange utrykninger vakthavende lege har per uke. Det ble viktige data i et prosjekt som handlet om anskaffelse og organisering av legevaktbil. Hvis dere trenger å organisere egne undersøkelser, spørreskjema og annet vil jeg anbefale å spørre om så få data som mulig og ha en klar plan for hvordan dere skal finne samme data senere slik at dere kan sammenligne. Jo mer dere spør om, jo mer data må dere analysere i ettertid.

Data må brukes!

Når dere først samler inn data som er viktige for prosjektet, er det viktig at de også brukes. Når dere vet hvor mange pensjonister som er til rådighet, må dere bruke tallet til å måle om prosjektet lykkes i å rekruttere flere pensjonister eller om pensjonistene tar flere vakter enn før prosjektet startet. I eksempelet med legevaktbil må antallet utrykninger følges også etter at innkjøpet av legevaktbil er gjort. Hvis antallet går ned har ikke prosjektet lykkes.

Indikatorer brukes til å styre prosjektet og vurdere om tiltak lykkes. Det er dårlig prosjektmetodikk er å lansere tiltak og håpe at de lykkes! Det er god prosjektmetodikk å lansere tiltak og fortløpende følge med på indikatorer for å se om de lykkes eller ikke! Hvis de ikke lykkes må prosjektet finne andre tiltak og prøve igjen.

Bruk data når dere innhenter erfaringer fra andre

Det er nesten helt gratis å innhente erfaringer fra andre mens det er dyrt å lansere tiltak andre har mislykkes med. For at disse erfaringene skal være mest mulig relevante anbefaler jeg at dere alltid spør etter hvilke indikatorer andre har benyttet. I eksempelet med legevaktbil er det ikke tilstrekkelig å spørre andre om en generell erfaring, men spørre om hvilken indikator de har brukt? Har de fulgt med på antallet utrykninger? I eksempelet med pensjonert helsepersonell kan det være nyttig å relatere en slik indikator til andre tiltak. Mange kommuner innfører eksempelvis 12-timers vakter på helg. Har dette en positiv eller negativ innvirkning på hvor mange pensjonister som er tilgjengelig? Det kan tenkes at slike vakter er lite attraktive for pensjonister og tiltaket kan derfor ha en negativ effekt.

Start og slutt med data!

Første fase i et prosjekt bør alltid være å kartlegge data om de behov og problemstillinger som prosjektet skal løse. Siste fase i et prosjekt bør alltid være å kontrollere prosjektets effekt på de samme data. Hva har endret seg og hvorfor? Leverer innbyggerne flere skjema digitalt? Har vi mer bærekraftig bemanning? Førte anskaffelsen av legevaktbil til flere utrykninger?