Hva er egentlig en gevinst?
Å realisere gevinster er en sentral del av prosjektmetodikk som ofte gis for lite oppmerksomhet. Jeg får ofte spørsmål om hvordan en best kan lykkes med at prosjektet får en gevinst og ikke “koker bort i kålen”. Slike spørsmål kommer ofte fra dedikerte prosjektledere som har jobbet hardt med å fullføre et prosjekt som tilsynelatende får liten eller ingen effekt i den organisasjonen de arbeider for. Jeg har hørt mange hjertesukk fra innføringsledere for eksempelvis digital reiseregning; selve systemet fungerer utmerket, men medarbeiderne er fremdeles like forvirret, leverer sine regninger i “rykk og napp” og medarbeiderne på økonomi bruker like mye tid som før på reiseregninger…
Hva er det som går galt?
Jeg mener at vi ofte ikke har etablert en felles forståelse av begrepet gevinst i den organisasjonen som skal bruke leveransen fra prosjektet. Selve prosjektgruppa vet godt hva de ønsker å oppnå, men det er en tung jobb å etablere en slik forståelse i resten av organisasjonen.
Jeg bruker en definisjon som er generelt mye brukt og jeg mener er god; målbar, positiv effekt over tid som et resultat av prosjektet. Jeg mener den er en enkel å forstå, er presis og klar. Jeg havner likevel ofte i diskusjoner om hva gevinst er. For mange er gevinsten at selve prosjektet lykkes, for noen er det en gevinst å delta i et prosjekt og for andre er gevinsten å få utbetalt prosjektmidler. La meg gi noen eksempler:
En kommune skulle skifte sitt system for elektronisk pasientjournal (EPJ) for kommunalt ansatte fastleger. Behovet for å skifte oppstod fordi leverandøren hadde utviklet et nytt system og skulle fase ut det gamle. Kommunen hadde aldri skiftet EPJ tidligere og definerte oppgaven som et prosjekt, men var helt uinteressert i å snakke om en gevinst utover at det nye systemet skulle fungere/selve prosjektet skulle lykkes!
En annen kommune hadde, sammen med andre i sin region, etablert et felles digitaliseringsprosjekt. Gevinsten var at kommunene samarbeidet og de hadde kun etablert noen vage formuleringer om felles effekt av prosjektet.
En tredje kommune hadde, over flere år, ikke lykkes å få tildelt prosjektskjønnsmidler fra Statsforvalteren. Nå hadde kommunen endelig lykkes med å skrive en god søknad med den gevinst at den ble tildelt nesten 1 million kroner. Riktignok hadde kommunen skrevet noen mål i selve søknaden, men dem var det ingen som husket i lykkerusen over tildelingen.
Mål og gevinst henger tett sammen!
Eksemplene over er karikerte, men de illustrerer at det på ingen måte er gitt at en felles forståelse av gevinst = målbar, positiv effekt over tid som et resultat av at prosjektet er gjennomført. Jeg har tidligere skrevet om verdien av presise mål og uten presise mål er det nær umulig å etablere en gevinst. La meg gjenbruke eksemplene ovenfor:
Det nye EPJ-systemet hadde mye funksjonalitet som det gamle ikke hadde. En positiv effekt over tid vil være å bruke slik funksjonalitet til å nå presise mål. Eksempelvis hadde det nye systemet mye bedre muligheter for at innbyggerne selv kunne finne og avtale timer hos fastlegen. Da kan det være et mål å redusere antall oppkall over telefon med 25% som vil gi den positive effekt over tid at helsesekretærer får mer tid til andre oppgaver.
Når samarbeidet var etablert kunne det brukes til å oppnå felles utførelse av sentrale oppgaver. Et mål kunne være å etablere et felles, digitalt søknadsskjema for barnehageplass. En positiv effekt over tid vil da være at saksbehandler får mer tid til å behandle søknader og bruker mindre tid til å motta søknader.
Jeg har stor forståelse for at en kommune først og fremst ønsker å motta midler fra Statsforvalteren, men når midlene først er mottatt er det tid og anledning til å finne mer presise mål.
Driftsorganisasjonen må definere og “eie” gevinst
En annen årsak til at vi sliter med å få en felles forståelse av gevinst er at ansvaret blir plassert feil. Det er ikke prosjektleder eller prosjektgruppa som skal arbeide med eller definere gevinster i et prosjekt! Det er den organisasjon som skal bruke leveransen fra prosjektet som må arbeide frem en definisjon av gevinst. La meg fortsette med ett eksempel ovenfra:
Innføringen av ett nytt EPJ-system for fastlegen blir ofte et prosjekt som involverer kommunens IT-personell og en mellomleder med ansvar for fastlegetjenesten. Driftsorganisasjonen (fastleger og helsesekretærer) fortsetter sin travle virksomhet ovenfor pasienter, men får opplæring og tar systemet i bruk.
Altfor ofte vil da IT-personell og mellomlederen forvente et mer effektivt legekontor på grunn av gevinsten ved bedre funksjonalitet, men det er driftsorganisasjonen som må “eie” gevinsten. Hvis ikke pasientenes adgang til å digitalt avtale konsultasjoner er viktige for fastleger og helsesekretærer blir det ikke noen gevinst!