Hva er prosjekt og hva er drift?
De siste måneder har jeg holdt flere foredrag for virksomheter gjennom Talerlisten.no. En interessant fellesnevner er diskusjonen om hva som er prosjekt og hva som er drift i de ulike virksomhetene. Hva er skillet og hvem definerer en oppgave som “kun” en oppgave eller et prosjekt? Er det overhodet viktig å skille mellom en oppgave og et prosjekt?
Alle virksomheter må løpende ta stilling til forespørsler, oppgaver, lovpålegg og utfordringer. Prosessen som avgjør hvordan virksomheten skal håndtere de mange forespørsler, oppgaver m.m. er likevel ofte forskjellig og litt for ofte tilfeldig. Det første steg for å etablere god prosjektmetodikk er å forbedre beslutningsprosessen; hva er et prosjekt og hva er drift?
Drift = kjedelig? Prosjekt = morsomt?
Begrepet “drift” assosieres ofte med rutine, kjedelig, gjentagende og mange virksomheter gjør en feil med å krydre driftsoppgaver med å kalle dem prosjekt i stedet. Det er ikke slik at en driftsoppgave alltid er kjedelig mens et prosjekt alltid er moro. Ei heller er det slik at prosjekt = utvikling mens drift = stagnasjon. En driftsoppgave er en oppgave som kan løses innenfor virksomhetens vanlige organisering. Kompetansen, ressursene og arbeidsflyten er tilstede og det er en oppgave som virksomheten vet hvordan den kan løse. Det betyr ikke at det ikke er plass til mye utvikling! En driftsoppgave kan alltids løses bedre, kreve mer kompetanse eller endre arbeidsflyt!
En av virksomhetene som benyttet meg hadde repeterende kampanjer hvert år. Disse var omfattende, krevde mye ressurser og involverte flere avdelinger. Virksomheten kalte oppgavene prosjekter, men i virkeligheten visste organisasjonen nøyaktig hva den skulle gjøre, hvem som skulle gjøre det og til hvilken tid. Kampanjene hadde ulik utforming for hvert år og måtte alltid utvikles til det bedre, men oppgavene var etablerte i et årshjul og hadde lang tradisjon i virksomheten.
Hva er så et prosjekt?
Svaret ligger ofte i kompleksiteten i oppgaven og virksomhetens egen erfaring. Er dette en oppgave vi vet hvordan vi skal løse? Kan den løses slik vi har organisert oss nå? Har vi gjort dette før? Hvis svaret er nei begynner det å ligne et prosjekt! Hvis oppgaven i tillegg er tidsbestemt (har et klart startpunkt og sluttpunkt) bør virksomheten organisere oppgaven som et prosjekt.
Er bygging av et helsetun for en kommune et prosjekt?
Tja. Hvis kommunen ikke har bygget helsebygg på 15 år er det definitivt et prosjekt. Det er en kompleks, tidsbestemt oppgave som kommunen ikke kan løse gjennom den vanlige “linja”. Det er en rekke aktiviteter som må løses av helsesektoren, men anskaffelser, IT og tekniske enheter må også delta. En større bykommune som relativt ofte bygger helsebygg vil i større grad ha byggherre-oppgaver som en del av sin ordinære drift.
Er innføring av digital reiseregning et prosjekt?
Ja. De aller fleste virksomheter gjør kun en overgang fra papir til digitalt format for reiseregning. Det er en kompleks, tidsbestemt oppgave som ikke alene kan løses av økonomiavdelingen for å lykkes.
Er utvikling og etablering av digitale skjema et prosjekt?
Tja, det avhenger av virksomheten. I virksomheter som har en grunnleggende digital kompetanse og etablerte, digitale arbeidsprosesser kan dette være en utviklingsoppgave som kan løses innenfor den ordinære driftsorganisasjonen. I motsatt tilfelle kan prosjektorganisering være smart fordi da kan virksomheten bruke sine ressurser annerledes og oppnå et bedre resultat.
Hvorfor er det viktig å skille mellom drift og prosjekt?
Jeg får relativt ofte i oppgave å “redde” prosjekter som har fått en dårlig start. Når jeg da spør min oppdragsgiver om hvorfor denne oppgaven er et prosjekt og ikke en driftsoppgave opplever jeg alltid flakkende blikk og uklare svar. Et prosjekt har dårlige forutsetninger for å lykkes hos virksomheter som ikke har et klart svar på hvorfor de har valgt å løse en oppgave gjennom en prosjektorganisering. God prosjektmetodikk krever klare roller og ansvar, inndeling av faser, presise målformuleringer, plan for gevinstrealisering, aktivitetsplaner m.m. “Å rulle ut et slikt maskineri” er fornuftig når virksomheten ser at oppgaven er krevende, omfattende og ikke kan løses gjennom “linja”. Hvis ikke kan prosjekt fort ende opp som “å skyte spurv med kanoner”!