Når er prosjektet ferdig?

Mange organisasjoner er flinke til å markere oppstarten av et prosjekt! Det arrangeres “kick-offs” og oppstartsmøter med inspirerende foredrag, god deltakelse og stor entusiasme og det er bra! Det skal være energi og optimisme når et prosjekt skal starte. Det er nødvendig fordi prosjekter er, per definisjon, komplekse oppgaver med ukjent utfall. Men hva med prosjektets slutt? Hva skjer da? Når er egentlig et prosjekt ferdig?

Start og slutt er like viktig!

Dette poenget er så selvfølgelig at det er nesten pinlig å skrive, men jeg oppdager likevel ganske ofte at prosjekter egentlig ikke planlegges med en markert slutt. Det står gjerne en sluttdato eller en avsluttende leveranse, men ofte er dette skrevet inn som en ettertanke uten noen faktisk analyse. Hvorfor skal prosjektet være ferdig da? Hvorfor er dette avslutningen? Hvordan tas beslutningen om avslutning og av hvem?

Jeg kjenner flere kommuner hvor eksempelvis innføringsprosjektet for en ny løsning for pasientjournaler for lengst er avsluttet og løsningen er tatt i bruk, men prosjektleder fremdeles er travel med prosjektoppgaver og ikke aner når hen skal tilbake til sine “egentlige” arbeidsoppgaver eller er nødt til å gjøre begge deler. Samtidig har driftsorganisasjonen en rekke forventninger til at “prosjektet” skal implementere en rekke ønskede endringer i løsningen også etter at den er tatt i bruk.

Behov for en klar beslutning om avslutning

Det er avgjørende at styringsgruppen behandler spørsmålet om prosjektets avslutning på en måte som gir klarhet for både driftsorganisasjonen (som skal motta leveransen i form av ny teknologi, nytt bygg, ny arbeidsorganisering o.l.) og den midlertidige prosjektorganisasjonen (som skal levere). Noe så enkelt som at alle, både i drift og prosjekt, faktisk vet at prosjektet er avsluttet er viktig og undervurdert. Jeg har, flere ganger enn jeg tør tenke på, snakket med prosjektledere som er grundig lei av å bli spurt om prosjektaktiviteter som er avsluttet for flere år siden. Som en av dem sa: “Jeg blir ALDRI kvitt det prosjektet og det føles som om jeg har ansvaret for det ennå!” Det er ingen god følelse å ha på jobben…

Så hva bør styringsgruppen gjøre? Her er mine tips:

1. Grundig vurdere om prosjektet faktisk skal avsluttes

2. Markere avslutning med like mye energi og entusiasme som ved oppstart

3. Kommunisere klart og tydelig at prosjektet avsluttes og hvordan

4. Beslutte hvordan leveransen settes i drift med klar plassering av roller og ansvar

Driftsorganisasjonen må forberedes!

Å sette en leveranse i drift er kronisk undervurdert! Å ta i bruk et nytt bygg, ny teknologi eller nye arbeidsmetoder vil alltid være krevende. I tillegg kan det være stor forskjell i forventninger i prosjektet og i driftsorganisasjonen. Denne forskjellen er ofte avgjørende for om prosjektet får en god avslutning eller ikke. Jeg har selv ledet prosjekter med god fremdrift og leveranser innenfor forventet kvalitet, tid og kostnad. Likevel har driftsorganisasjonen opplevd prosjektet som delvis mislykket. Helt klart min egen feil - jeg skulle ha forberedt driftsorganisasjonen bedre!

Det er drift som må endre seg og det er driftsorganisasjonens forventninger til avslutning som teller! Prosjektet er en “lettbåt” med gruppe på 3-5 ansatte mens drift er et tankskip! Selv mindre, norske kommuner har hundretalls ansatte og det er deres opplevelse som teller! Det hjelper lite med god stemning i prosjektgruppa hvis drift synes leveransen er håpløs! Så hvordan forberede driftsorganisasjonen? Her er mine tips:

1. Start tidlig! Allerede på prosjektets kick-off bør dere inkludere samtaler/innledninger/foredrag om hvordan leveransen skal ta i bruk og hva det krever av driftsorganisasjonen.

2. Gjør en grundig analyse av ressursbehov! Ikke flytt inn i et nytt bygg eller ta i bruk ny teknologi på “lykke og fromme”! Hvilke ressurser må være tilgjengelig når dere flytter inn? IT? Hvor ofte? Hvem? Hvor skal de være? Dere er på riktig vei hvis dette er på plass: “Øystein fra IT er tilgjengelig hele uke 45. Han vil være på bygget og kan kontaktes på 12 34 56 78.” Gjør det samme for alle nødvendige ressurser. Jeg har vært med på å bygge og flytte inn i ulike helsebygg - det blir alltid mer kaotisk enn hva en tror!

3. Identifiser roller og ansvar! Hvem tar beslutninger? Hvordan og hvor? Hvem har ansvar for hva? Dette må identifiseres tidlig slik at de involverte har tid sammen prosjektgruppe og leverandør før prosjektet avsluttes.

Ta vare på prosjektlederen!

God organisering og gode avslutninger handler om personer og prosesser! Den som har best oversikt og kompetanse om både prosjekt og drift er prosjektlederen. Da må denne tas vare på slik at oversikten og kompetansen ikke forsvinner samtidig med at leveransen skal tas i bruk. Jeg har møtt flere prosjektledere som har vært innleid/frikjøpt i egen organisasjon med triste historier om brutte forventninger og uklare overganger. Her er et knippe utsagn:

“Plutselig var det bare slutt og jeg gjorde andre oppgaver mens jeg fremdeles brente for prosjektet.”

“Avslutning..? Ja, det kan det kanskje kalles. Min kontrakt som prosjektleder gikk ut og jeg hadde et møte med en ny avdelingsleder som spurte om jeg kunne tenke meg å jobbe som saksbehandler.”

“Mitt prosjekt ble egentlig aldri avsluttet… Jeg er tilbake i min gamle stilling, men jeg får daglig spørsmål om prosjektet og det er fremdeles jeg som har all kontakt med leverandøren.”

Sånn kan vi ikke ha det! Her er mine tips til å ta bedre vare på prosjektlederen:

1. Leder med personalansvar må ha jevnlige samtaler med prosjektleder om hva som skal skje når prosjektet skal avsluttes.

2. Prosjektleder må være med når driftsansvaret for leveransen skal plasseres og gi opplæring til denne!

3. Prosjektleder må anerkjennes for utført arbeid ved avslutning! Applaus, blomster og kake er bra - nye oppgaver og bruk av ervervet prosjektkompetanse er bedre!

Hva hvis prosjektlederen er en ekstern konsulent?

Du mener sånne som meg selv? Tipsene som står ovenfor er i stor grad like gyldige - vi konsulenter er også mennesker! Selvsagt har ikke organisasjonen det samme personalansvar, men det er alltid klokt å behandle konsulenter på en måte som gjør at de ønsker å ta oppdrag for dere igjen.