Verdien av presise mål

«Våre planer svikter oss, siden de savner mål. Når en ikke vet hvilken havn en seiler mot, er ingen vind den rette.»    

Seneca 3 f.Kr.–65 e. Kr.

Alle prosjekter må kunne svare på hvorfor prosjektet er viktig å gjennomføre og hvilken effekt gjennomført prosjekt vil ha for organisasjonen. I mange offentlige prosjekter jeg har vært involvert i er målene omtrentlige, upresise og det er uklart hvordan prosjektet og målene henger sammen.

Hvis du kan krangle om målet er nådd har du ikke nådd målet!

Å skrive presise målformuleringer er vanskelig og tar tid! Vi vil gjøre det enkelt for oss selv og derfor skriver vi gjerne at prosjektet skal føre til “mer robuste tjenester”, “høyere kvalitet”, “mer fornøyde brukere” og “økt forutsigbarhet”. Dette er dårlig prosjektmetodikk og gjør at det er nær umulig å vite om prosjektets leveranse har hatt noen effekt.

Jeg arbeider nå med et prosjekt som skal utrede en felles fastlegetjeneste for 4 distriktskommuner. Målene for prosjektet var blant annet formulert slik:

• Redusert sårbarhet ved fravær

• Redusere samlet administrativ ressursbruk

• Skape et fagmiljø som fremmer rekruttering og utvikling

• Forutsigbar legetjeneste for innbyggerne

Alle disse målene kan det krangles om! Når har en oppnådd redusert sårbarhet? Hva er et fagmiljø som fremmer rekruttering og utvikling? Når er en legetjeneste forutsigbar?

Presisjon er moro!

Hva er så presise mål som alle kan forstå om er nådd eller ikke? Jeg har skrevet om målene ovenfor slik:

• Alle fastlegehjemler er besatt ved utgangen av 2025

• Ved utgangen av 2025 er samlet ressursbruk redusert med 10% sammenlignet med budsjett for 2023

• Minst 3 kvalifiserte søkere på LIS1-stillinger (tidligere kalt turnusleger) i 2025

Dette er mål som det er vanskelig å krangle om! Målene er formulert mer presis og er målbare ved nøytrale metoder. Målene kan tilsynelatende være ulike, men de nye målene er konsekvenser av de runde formuleringene i første forsøk. Eksempelvis er minst 3 kvalifiserte søkere på LIS1-stillinger en konsekvens av et fagmiljø som fremmer rekruttering. Hvis en ikke har et slikt fagmiljø er det veldig krevende å få søkere! Jeg har også fjernet et mål - det er min erfaring at 3 effektmål som regel er tilstrekkelig.

Hvorfor er presise mål så viktig?

Enkelt sagt; fordi prosjekter skal ha en effekt! Når en kommune bygger en skole skal det nye bygget ha en effekt på læring, trivsel, energiforbruk, inneklima og lignende. Når en kommune innfører digital hjemmeoppfølging må den spare helsepersonell for tid! Når du bygger en vei skal den redusere ulykkesrisiko, spare reisetid, redusere behov for vedlikehold og så videre. Hvis du ikke setter presise mål er det umulig å vite om prosjektet har hatt den ønskede effekt og du risikerer å kaste bort mye tid og penger! Men skolen er det i det minste ny vil noen kanskje innvende. Vel, hvis ingen lærer mer eller trives bedre, hvis energiforbruket er like høyt og inneklimaet like dårlig er det liten trøst i et nytt bygg.

Du får hva du måler!

I noen av mine prosjekter blir deltakere oppgitt av alt skal måles og det skal være tellekanter overalt. Overdreven målstyring er det ingen som liker, men hvis du ikke måler noen ting aner du ikke hva du får! La meg illustrere med et eksempel fra bistandsarbeid:

På Sri Lanka arbeidet jeg med oppføring av nye hjem til mennesker som hadde vært utsatt for tsunamien julen 2004. I første runde målte vi progresjon og effekten av prosjektet på hvor mange hus som var oppført. Resultatet var et prosjekt som var dominert av lokale entreprenører, høyt tempo på bygging og stort fokus på byggteknisk leveranse. Ulempen var at bare 65 av de første 100 hus ble bebodd! Husene var bygget på samme måte helt uten hensyn til eller involvering fra dem som skulle bo i husene.

I neste runde målte vi noe annet; antallet bebodde hus. Det ga et helt annet prosjekt dominert av familiene som skulle flytte inn, fokus på involvering og lavere tempo på selve oppføringen. I denne runden ble 98 av 100 hus bebodd!

Bruk SMART-metodikken

Når jeg skal lage presise mål bruker jeg SMART-metodikken. Denne har vært i bruk siden tidlig 80-tall, er velprøvd og effektiv. For å lære mer om metodikken kan du søke på YouTube eller generelt på nettet. Her er en god artikkel (på dansk), men søker du på engelsk får du mange tusen treff!