Nytten av prosjektmetodikk
I over 2 år har jeg arbeidet med Sykkylven kommune og totalt levert 4 kurs innen prosjektmetodikk. Kommuneledelsen har valgt å sende over over 40 ansatte på de ulike kurs og ganske mange har deltatt på flere enn ett kurs. Hva er nytten for kommunen og dens medarbeidere?
Fra tilfeldige prosjekt til strategisk porteføljestyring
Alle kurs jeg har gjennomført for Sykkylven kommune har tatt utgangspunkt i de prosjekter som deltakerne er involvert i. For å oppnå dette har kommunen kartlagt pågående prosjekter - i seg selv en nyttig øvelse som bød på flere overraskelser! Etter kartlegging deltok hele kommuneledelsen, inkludert kommunedirektør, på et kurs hvor vi også diskuterte hvor mange prosjekter kommunen har kapasitet til å lede på en effektiv måte. Vi diskuterte deretter hvilke prosjekt som kan knyttes til et strategisk mål kommunen har og lærte mye:
Kommunen hadde for mange prosjekter.
Mange av prosjektene hadde gode målsetninger, men de var ikke i tråd med de strategiske mål som var politisk vedtatt. Strategi handler om å prioritere knappe ressurser og en kommune som “hopper på” alle prosjekter med gode intensjoner er ikke lengre strategisk.
Kommunen utviklet nå en helhetlig styring av prosjekter og ledelsen bestiller nå prosjekter med definerte mål i stedet for å “hoppe på” tilfeldige initiativ.
Samlet forståelse av forskjell mellom prosjekt og drift
Jeg starter alltid et kurs eller et innlegg med en diskusjon om hva som skiller prosjekt og drift. Svaret er alltid forskjellig fordi organisasjoner er ulike og det ofte utvikler seg ulik forståelse av begreper som “prosjekt” og “drift”. Noen kan oppfatte en slik diskusjon som rent semantisk, men for Sykkylven var det nyttig av flere årsaker:
Kommunen oppdaget at prosjekt ble definert meget forskjellig og at dette hadde viktige konsekvenser for hvordan organisasjonen oppfattet og utførte driftsoppgaver. Eksempelvis har helsesektoren i kommunen en tendens til at alle nye oppgaver/tiltak/ideer ble “lesset på” en allerede travel driftsorganisasjon mens andre sektorer hadde et mye mer bevisst forhold til egen kapasitet og hvilke oppgaver som burde organiseres i prosjekt.
Kommunen oppdaget at den, i for stor grad, hadde et tilfeldig forhold til hva som ble definert som et prosjekt. I noen tilfeller var definisjonen bevisst fra ledelsen, men det var også definert av finansiering og eksterne parter.
Samlet forståelse av begreper, roller og ansvar
En kommune (selv de minste) er en “tung” organisasjon med mange og klart definerte driftsoppgaver. Det store flertall av oppgavene er lovbestemte og krever spesifikk kompetanse. For en slik organisasjon vil det ikke være nok å sende 1-2 representanter på et kurs som så får ansvar for å videreformidle kursinnholdet til resten av organisasjon. Ved å sende over 10% av totalt antall ansatte og inkludere alle sektorer oppnår kommunen mye mer:
Kommunen får samme forståelse av sentrale begreper, roller og ansvar. En prosjektleder har det samme ansvar i IT-avdeling som hos oppvekst. Alle vet hva det innebærer å sitte i en styringsgruppe eller hvordan prosjektet definerer gevinst.
Kommunen oppnår en “kritisk masse” av ansatte som kan fungere som et eget kompetansenettverk for prosjektmetodikk. Sykkylven har over 40 ansatte som har vært på samme kurs og vil alltid ha mange nok deltakere til å diskutere egne prosjekter, dele erfaringer eller gi hverandre tips. Det er også mange nok til at de kan bytte på å utøve roller i kommunens prosjekter. Hvis kommunen hadde sendt færre enn 10 vil kommunen etter hvert miste kompetansen; noen hadde sluttet, noen hadde fått en annen rolle og resten hadde fått en tung jobb med å overbevise resten av organisasjonen om verdien av prosjektmetodikk.